Руководителю важно эффективно организовывать работу команды, отслеживать своевременность выполнения задач и обеспечивать каждого сотрудника адекватным объемом работы. Особенно это актуально для крупных проектов и компаний-сторонников Agile-подхода. Система Канбан поможет визуализировать рабочий процесс и найти в нем слабые места. Рассказываем, что такое Kanban и как внедрить его в компанию.
Методология Kanban появилась в Японии, в компании Toyota Motor Corporation. Она была призвана обеспечить высокое качество производства техники в короткие сроки. По замыслу менеджеров, каждая задача проходила стандартные этапы производства и проверки, а ход работы был виден всем сотрудникам.
Современные принципы Канбан похожи:
На обычной или виртуальной доске размечают этапы проекта, присваивают им названия. Схема должна быть доступна для всех членов команды.
На карточках пишут задачи и помещают их в соответствующий этап.
Когда сотрудник заканчивает работу над задачей, он переносит карточку в следующий этап — передает другому специалисту или продолжает работу самостоятельно.
После того как задача проходит все шаги, ее убирают в столбец «Готовое». При необходимости карточку можно вернуть в работу.
Названия этапов можно менять в процессе работы, но главное — сохранять их порядок. Эта особенность методики называется потоком — он обеспечивает последовательное движение задач.
Конечная цель Kanban — создать качественный продукт в обозначенные сроки. Другие задачи:
представить полную картину цикла производства для персонала, сделать процесс прозрачным;
проконтролировать работу сотрудников;
выявить слабые места и недостатки рабочего процесса и направить туда ресурсы;
распределить нагрузку между сотрудниками;
стимулировать команду на эффективную работу.
У метода Канбан множество преимуществ:
Наглядность. Руководитель и команда видят объективную картину процесса работы и могут оперативно его скорректировать.
Четкое распределение обязанностей. Чтобы организовать работу по системе Канбан, нужно точно сформулировать задачи и определить зону ответственности каждого участника.
Оперативное обнаружение проблем. На доске заметно, где образовался простой, и какие сотрудники не справляются с обязанностями. Руководитель может назначить помощников или повысить приоритет задачи.
Контроль времени. Если обозначить дедлайны, то можно спрогнозировать дату завершения проекта.
Вовлеченность сотрудников. Сама система подразумевает постоянное взаимодействие внутри коллектива, обсуждение задач. Если сотрудники сомневаются в том, что Канбан им полезен, такое новшество можно вводить постепенно и ненавязчиво.
Создание здоровой конкуренции. На доске виден прогресс каждого работника — никто не захочет показаться «слабым звеном».
Недостатки методики:
Сложность внедрения в крупную команду. Если специалистов и этапов работы много, система может только запутать участников.
Неприменимость для планирования долгосрочных проектов. Канбан эффективен для актуальных в определенный промежуток времени задач. Однако длительный цикличный рабочий процесс можно разделить на итерации и применять методику для каждой из них.
Трудности при несвоевременном закрытии задач. Если какой-либо этап не выполнят в срок, работа всей системы окажется парализована.
Чтобы методология Канбан работала эффективно, необходимо обеспечить постоянную качественную связь между сотрудниками. Воспользуйтесь приложением Mango Talker для мгновенной и защищенной коммуникации в команде. Вы сможете обмениваться сообщениями и созваниваться в чате, а также работать с заявками клиентов даже вне офиса.
Метод подходит для любой сферы, особенно для тех, где применяют организационные модели Waterfall или Agile. Приведем несколько примеров.
Производство. На предприятии изготовление продукта происходит в несколько шагов. Метод позволит добиться четкого выполнения плана: соблюсти все этапы, не допустить избытка или недостатка продукции.
IT. Так же как и на производстве, в цифровых проектах у каждого специалиста своя зона ответственности. Канбан поможет организовать совместную последовательную работу менеджеров проекта, дизайнеров, разработчиков, тестировщиков и других членов команды. Объем работы каждого специалиста определяется тем, что сделано на предыдущих этапах.
Маркетинг. Канбан полезен при создании воронки продаж. Шаги, обозначенные в маркетинговой схеме, станут этапами совместного проекта всех причастных к продажам. Вот принципы работы в В2В сегменте:
Перемещение карточки из блока в блок на шаг приближает клиента к сделке.
Сначала к покупке нужно подвести клиентов, с которыми уже ведется работа. Затем — привлекать новых.
Во всех этапах обозначают условия движения по воронке.
Необходимо анализировать каждый этап, следить за статусами покупателей и результативностью процесса.
Не стоит резко менять привычный рабочий уклад — это дезориентирует персонал и только вызовет отторжение. Вводите приемы Канбана постепенно.
Визуализируйте поток. В первую очередь подготовьте доску с тремя этапами: «Задачи», «В процессе» и «Готово». Приклейте на доску карточки с задачами и переносите их из колонки в колонку по ходу работы.
Установите количество выполняемых одновременно дел. Обсудите с командой, сколько задач можно решить параллельно, обговорите их содержание. Пусть сотрудники начнут работать в комфортном режиме и не будут беспокоиться насчет сроков. Когда специалисты привыкнут к системе, поток можно будет ускорить.
Контролируйте поток. Следите за статусами задач и скоростью их перемещения в таблице. Если сотрудник тратит много времени на выполнение поручения, выясните, в чем причина. Поручите свободному члену команды помочь решить задачу.
Повышайте вовлеченность. Объясните, как работает Канбан, в чем польза этой методики для компании и для каждого сотрудника. Расскажите работникам, как брать задачи, отмечать их выполнение и решать возникшие проблемы.
Проводите анализ. Будьте всегда на связи с участниками команды проекта и устраивайте еженедельные собрания. Отмечайте прогресс каждого сотрудника, его успехи и неудачи. Так вы найдете неочевидные проблемы и пути их решения.
Экспериментируйте. Когда команда привыкнет к системе Канбан, попробуйте что-то изменить в организационном процессе. Добавьте новые этапы на доску, проранжируйте дела. Отслеживайте изменения и оставляйте эффективные нововведения.
Рассмотрим технику Канбан на примере работы двух отделов компании.
IT-департамент. На основе проекта создают план рабочего процесса. Его анализируют, назначают приоритеты всем задачам и отправляют в работу основные из них. Далее все задачи проходят необходимые этапы — от анализа до запуска в продакшн.
Примерная схема работы в системе Канбан:
Отдел продаж. Процесс общения с потребителями разделяют на этапы и определяют зоны ответственности. Например:
Беседа с клиентами, прием звонков — колл-центр.
Обсуждение индивидуальных условий — менеджеры (группа 1).
Работа с возражениями, негативом — менеджеры (группа 2).
Составление и заключение договоров — менеджеры (группа 3), юристы.
Затем доску сегментируют и обозначают дедлайны. У каждой группы специалистов — свой цвет, а движение по этапам проходят заявки клиентов. Это выглядит следующим образом:
Вы можете использовать магнитную или пробковую доски или выбрать специализированную программу. Вот популярные эффективные сервисы:
Сервис, в котором можно организовать как общее, так и индивидуальные рабочие пространства. У Тrello интуитивно понятный интерфейс, а его возможности позволяют:
создавать карточки с задачами;
добавлять ссылки, файлы и метки;
оставлять комментарии;
устанавливать дедлайны;
отслеживать время выполнения задач.
Основной функционал программы — бесплатный. Для крупных компаний с потоком задач предусмотрено несколько тарифов. Цены устанавливаются за одного пользователя:
Standard — 6$/месяц, 5$/месяц при оплате за год;
Premium — 12,50$/месяц, 10$/месяц при годовой оплате;
Enterprise — 17,50$/месяц, 210$ ежегодно.
Платформа сочетает в себе принципы Канбана и Scrum и идеально подходит для IT-проектов. Ее используют и как Канбан-доску, и как баг-трекинговую систему. С помощью Jira можно:
создать карточки с задачами и назначить исполнителей;
приоритезировать дела;
фиксировать ошибки;
использовать шаблон DevOps.
Командам до 10 человек доступна бесплатная версия программы. Если в компании от 11 до 20 000 пользователей, на выбор есть несколько тарифов:
Standard — 7,50$/месяц за пользователя;
Premium — 14,50$/месяц за пользователя;
Enterprise — по индивидуальным условиям.
Инструмент для совместной работы со встроенной аналитикой. Возможности платформы:
отслеживание времени;
установка дедлайнов;
добавление меток, файлов и комментариев;
оформление этапов и карточек в разных цветах
неограниченное количество досок.
Однако этот функционал доступен только на платном тарифе. В бесплатной версии предоставляется маленькая доска, на которой могут работать только 2 пользователя. Цены:
Тариф Team — 5€/месяц за человека;
Тариф Enterprise — 9€ за человека.
Сервис для управления проектами с большим количеством инструментов, в том числе Канбаном. Его функции:
возможность добавлять и удалять разные столбцы, настраивать доску под особенности проекта;
создание триггеров для автоматического перемещения и делегирования задач;
установка дедлайнов;
интеграция со множеством сервисов, например, Google, Dropbox, Microsoft.
Даже на бесплатном тарифе Asana предлагает большое количество возможностей. При этом вам будут доступны не только доски Канбан, но и весь функционал сервиса. Стоимость платных версий:
Тариф Premium — 10,99–13,49$/месяц за пользователя;
Тариф Business — 24,99–30,49$/месяц за пользователя.
Канбан представляет собой доску с разметкой — шагами проекта. На нее крепят карточки-задачи и перемещают их из этапа в этап по ходу работы.
Инструмент должен быть в открытом доступе. Его применяют все члены команды, задействованные в проекте.
Система Канбан помогает визуализировать рабочий процесс, распределить нагрузку между сотрудниками и найти слабые места в планировании и реализации проекта.
Методика популярна в Agile- Waterfall-подходах, в IT, Маркетинге и других сферах.
Специализированные сервисы позволяют облегчить работу по системе Канбан — установить дедлайны, назначить ответственных, автоматизировать движение задач.